こんにちは。
今日は、電子メールの書き方について、ちょっと書いてみたいと思います。
今では、至極当たり前になっている
電子メール
ですが、そのメールの文章の書き方というのは、
それほど、習うということはしていないと思います。
まぁ、大手企業の研修であれば、
書き方を習うのかもしれませんが、
私のように、中小企業、個人事業主といった方々は、
研修というのが、無かったりしますので、
なかなか書き方というのを習う場がありません。
でも、よく考えてみてください。
文章を書く際には、
手紙でも、
書き置きでも、
なんでもそうですが、
相手のことを思って書く！
というのが、一番大切なことです、
相手のことを思う！
というのは、手紙やメールに留まらず、
作業においても、
同じ事が言えます。
私だけでは無いと思うのですが、
とある質問を受けた際に、
それは、
急いでも、それほど重要でも無く、
設定出来るならという程度の内容のものだった時、
私は、それをそのまま放置しません。
私自身、そういった内容のものは、
その時に、出来るか出来ないか白黒付けておきたい！
と考えています。
ですから、すぐに、ソフトやツールの開発元へ問合せをして、
設定が可能か否かを確認します。
結果として、今回は、機能が搭載されていない！
という結論が出たとしても、それは、次回、問合せが来た時に、
即答が出来、自分も相手も、気持ちいいと思うんですね。
ちょっと話しがそれてしまいましたが、
メールに於いても、
相手が、この文章を読んだ時に、
理解しやすいか！
的を射た内容になっているか！
などなど、考えながら書くことで、
変なメールになることが、なくなります。
では、どういうメールがいいのか！？ということですが、
１．伝えづらい「悪い報告」ほど直ぐに連絡する
これは、仕事をする上で、トラブルに遭遇することは、多々あります。
そうした時には、とにかく早く連絡をする！
という心構えが大切です。
トラブルが起こってから、
連絡したくないなぁ・・・。
とか思って時間が経ってしまうことが多々あるかと思いますが、
実は、この時間が問題です！
時間は待ってくれません。
ですから、まずは、
今まさに起きてしまっている事を正直に且つ、客観的に伝え、追って連絡します。
という報告をすることが大切です。
確かに、トラブルにおいては、マイナス評価になるかと思いますが、
しっかり、そのトラブルについて伝えたことで、
トラブルに向き合い、冷静に行動をしていると評価されますので、
マイナス評価が帳消しにしてくれる可能性が大です。
２．相手の求めるものを最初に伝える
これは、メールを読む相手は、
自分は何をすればいいの！？
って思うのが普通です。
ですから、メールでは、時候の挨拶などは控えて、早々にやって貰いたいことを書くというのが大切です。
３．詳細は箇条書きで伝える
これは、詳細説明をする時には、
ダラダラ文章は絶対ダメです！
だからといって、資料を添付したとしても開いてはくれません。
資料を添付したとしても、
伝えたいことは、箇条書きで書き、
相手に理解して貰うことが大切です。
その上で、詳細を資料にし添付したり、文章にして表現することで、
相手が判断する速度は上がります！
４．端的に多くても１０行以内で書く
これは、ダラダラ文章は、５行程度読んだら、面倒くさくなって流されてしまいます。
そこで、
最初の３行くらいで、挨拶と相手にやって貰いたいことを伝えます。
次に、箇条書きなどで、核心を伝えて、閉めます。
相手は、
沢山のメールを処理していたり、
作業の合間に、メールチェックをしている
ということが多いので、端的、明確に伝えることを心がけます。
５．受け取ったメールには、即返信！
これは、受け取ったメールに対して、答えるべきか否かというのを迷ってしまうことがあるかと思います。
良く聞くのは、
メールだから！とか、
大した内容じゃ無いからとか、
って考えて、返信を躊躇することがあるというのです。
これだと、相手は自分に対して、その内容について、承知してくれたのかくれなかったのか、あやふやになってしまいます。
そこで、相手のことを考えて、メールを受け取ったら、
１行でもいいので、返信をして、相手を安心させてください！
６．感謝で始まり感謝で終わるメールを
５番まで、１行でもいいから即返信と伝えましたが、
確かに、短さを追求することも大切ですが、
やっぱり、感謝が見えてこない文章というのは、
相手の心に響かないものです。
そこで、メールの最初に、
ありがとうございます。
などの言葉で始まって、最後も感謝で閉める！
これにより、相手は、私のことを大切に思って、メールを書いてくれていると感じて貰えます。
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